Boek 5.344 campings, glampings en vakantieparken in heel Europa en Amerika

Feefo gebruikersbeoordeling

Een gast wil een reservering wijzigen of annuleren; hoe doe ik dit?


Je kunt een reservering van een gast annuleren door deze te markeren in het tabblad 'Reserveringen' in jouw beheerdersportaal, of de gast kan zelf annuleren in haar/zijn Pitchup-account.

Wijzigingen kunnen alleen door de campingbeheerder worden doorgevoerd via het markeringssysteem. Als een reservering is gewijzigd en de kosten voor de nieuwe vakantie lager uitvallen dan de originele kosten, reken je 15% korting op het nieuwe totaal om het nieuwe saldo van de klant te berekenen.

Verwijs alsjeblieft geen gasten door naar Pitchup, aangezien wij geen wijzigingen of annuleringen namens jou kunnen bevestigen.

Opmerking: als een boeking wordt gewijzigd en de kosten van de nieuwe vakantie hoger zijn dan de oorspronkelijke kosten, maar je kunt de gast niet vragen om meer data te boeken (bijv. als de nieuwe boeking niet zou voldoen aan de vereiste voor een minimumverblijf), dan moet je de extra kosten rechtstreeks bij de gast innen. Dit gaat niet automatisch. Met een Stripe-betaallink kun je de gast gemakkelijk verzoeken het aanvullende bedrag te betalen.

Het markeren van reserveringen is de snelste en eenvoudigste manier om jouw beschikbaarheid en administratie op Pitchup.com bij te werken, en om ons team te informeren over eventuele wijzigingen of problemen. Zelfs als je Payup gebruikt en al op 'pending' hebt geklikt om het resterende bedrag te annuleren, markeer dan toch de reservering nog.

a) Verzoek van de gast om een reservering te wijzigen

Om de datums en/of het accommodatietype van een reservering te wijzigen:

  1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
  2. Zoek de reservering op en klik op het vlaggetje aan de rechterkant;
  3. Kies in het pop-upvenster voor 'door de gast gewijzigd';
  4. Als de datums veranderen, kies je de nieuwe begin- en/of einddatum. Indien het accommodatietype verandert, kies dan het nieuwe type in het keuzemenu. 

De beschikbaarheid wordt hersteld voor alle datums die niet langer gebruikt worden voor de reservering. Als je deze wilt verwijderen, ga je naar het tabblad 'Beschikbaarheid'.

  

 

b) Verzoek van de gast om een reservering te annuleren

Wij vragen je om gasten aan te moedigen hun verblijf waar mogelijk uit te stellen in plaats van te annuleren. Om toch een reservering te annuleren:

  1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
  2. Zoek de reservering op en klik op het vlaggetje aan de rechterkant;
  3. Kies in het pop-upvenster voor het soort annulering;
  4. Je kunt ook kiezen of je de beschikbaarheid voor de gereserveerde datums wilt herstellen.

 

Als je bent aangemeld bij Payup, is het zo dat de betaaldatum-instellingen die jij in het portaal hebt ingesteld, bepalen hoe je een annulering of wijziging afhandelt. Klik hier voor meer informatie over annuleringen in combinatie met het gebruik van Payup, en hier voor meer informatie over wijzigingen als je Payup gebruikt.

Wanneer je een reservering als 'geannuleerd' markeert, wordt voorkomen dat deze in onze aankomstherinneringen verschijnt.

  

Houd er rekening mee dat de aanbetaling van Pitchup.com over het algemeen niet-terugvorderbaar is, maar dat je die in deze omstandigheden wel moet terugbetalen.

Wanneer gasten hun reservering op hun Pitchup-account annuleren, zal de beschikbaarheid voor deze periode niet worden hersteld.

Als je een creditnota uitreikt en deze ook de Pitchup-aanbetaling omvat, verzoeken wij je de reservering te markeren, zodat wij hiervan op de hoogte zijn.

 

Hoe ziet dit eruit in mijn tabblad 'Reserveringen'?

  • De reservering wordt als 'aangepast' weergegeven in de reserveringenlijst en – als de gast een Pitchup-account heeft – ook in zijn/haar account.
  • Door op de rij te klikken waarin de gewijzigde reservering staat, kun je de geschiedenis inzien van wijzigingen die zijn doorgevoerd, met de datum en het tijdstip van de aanpassing.

 

Wordt er een nieuwe reserveringsbevestiging gemaild?

  • Nee. Echter, als jij de reserveringswijziging doorvoert en de gast via onze functie 'verstuur de bevestiging nogmaals' om een nieuwe bevestigingsmail vraagt, zal de wijziging wel te zien zijn in deze nieuw verzonden e-mail.
  • Toekomstige e-mails over de reservering (een aankomstherinnering aan de camping, een uitnodiging om een beoordeling te schrijven aan de gast) zullen worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen weer te geven.

 

Zal dit gevolgen hebben voor mijn tarieven of beschikbaarheid?

  • Er verschijnt een waarschuwing, maar het verplaatsen van de reservering zal een nieuwe unit van beschikbaarheid gebruiken op de nieuwe datum/het nieuwe accommodatietype waarnaar de reservering verplaatst is. Op de oude datum/het oude accommodatietype waar de reservering vandaan komt, zal een unit vrijkomen. Daarom moet er beschikbaarheid zijn ingesteld voor elke nieuwe datum, om de wijziging te kunnen doorvoeren.
  • Als je geen gasten meer kwijt kunt op de datum of in het accommodatietype waar de reservering vandaan komt, moet je dit handmatig instellen om een overboeking te voorkomen.
  • Tarieven en betalingen worden niet beïnvloed door het wijzigen van de datum of het accommodatietype.

 

Ik maak gebruik van integratie – hoe werkt dit voor mij?

  • Reserveringssystemen die met Pitchup.com geïntegreerd zijn via API, kunnen hun integraties uitbreiden, zodat annuleringen en wijzigingen automatisch worden doorgevoerd. Vraag hier bij jouw reserveringssysteem om als dit van belang is en nog niet mogelijk is.
  • Als je een integratie met iCal hebt, moet je, om conflicten te voorkomen, mogelijk handmatig een reservering uit het beschikbaarheidsraster verwijderen om de annulering van een gast door te voeren. Ga hiervoor naar het tabblad 'Beschikbaarheid', klik op de reservering in het raster en klik dan op 'Reservering verwijderen'.

 

Hoe verplaats ik een reservering naar een andere accommodatie of staanplaats?

a) Reserveringen verplaatsen naar een ander onderkomen binnen hetzelfde accommodatietype:

  1. Ga naar het tabblad Beschikbaarheid.

  2. Zoek de betreffende maand en reservering op in het raster.

  3. Klik en sleep de boeking naar een andere accommodatie. Dit is mogeijk zolang er ruimte beschikbaar is.

  4. Zodra de reservering bij het nieuwe onderkomen staat, is de wijziging voltooid.

b) Reserveringen naar een ander accommodatietype verplaatsen:

  1. Zie de richtlijnen hierboven onder a) Verzoek van de gast om een reservering te wijzigen, punt 4.